GOOGLE DOCS

Hubo un tiempo cuando los correos eran adecuados para el intercambio de archivos y comunicación a larga distancia. El mundo ha avanzado tanto que ahora esperamos algo más rápido, más dinámico y más robusto, en tiempo real.

El aburridor proceso de subir, enviar, editar y volver a enviar un archivo o un mensaje ya paso a la historia. Google Docs ha cambiado el panorama permitiendo editar y compartir archivos en tiempo real mediante la comunicación a bajo costo que Internet nos provee, de forma fácil, rápida  y sencilla.

Google docs es completamente gratis, no es extraño, qué millones de personas están aprovechando este revolucionario producto para negocios y uso personal.

Si no has probado Google Docs, te lo estas perdiendo y deberias empezar ahora mismo! Es mejor tarde que nunca. Primero regístrese para obtener una cuenta de Gmail, cuando tengas la cuenta, en la parte superior veras la herramienta GOOGLE DOCS, puedes anexar un documento que ya tengas redactado y Google Docs lo pasara a un archivo en línea, también puedes invitar a personas de tu confianza para que editen este archivo de forma segura. Usar google docs es muy fácil , Google Docs te permite crear documentos de Word, hojas de cálculo y presentaciones en línea. No sólo eso, también te permite compartir y comunicarte en tiempo real con tus socios y colegas. Usted puede ver literalmente la celda que se esta editando y leer lo que él o ella está escribiendo en ese mismo momento (todo esto en tiempo real).

Este articulo es una breve introducción del potencial de estas aplicaciones para tu negocio por lo que te aconsejamos mires el siguiente video que explica de forma didáctica como funciona Google Docs.

Mis Competencias y Fuentes:

C-59: Google docs

F-59: http://www.velaio.com/que-es-google-docs.html

FUNCIÓN OBJETIVO

Si sabemos  qué resultado deseamos obtener de una fórmula, pero no estamos seguro de qué valor de entrada necesitamos la fórmula para obtener ese resultado, podemos usar  la característica Buscar objetivo. Por ejemplo, imaginemos que debemos pedir prestado dinero. Sabemos cuánto dinero deseamos, cuánto tiempo vamos a tardar en saldar el préstamo y cuánto podemos pagar cada mes. Podemos  usar Buscar objetivo para determinar qué tipo de interés deberemos  conseguir para cumplir con el objetivo del préstamo.

A modo de ejemplo vamos a tomar los siguientes datos expuestos en la tabla, puestos que se desea calcular el tipo de interés del préstamo necesario para alcanzar su objetivo, usaremos la función PAGO. Dicha función calcula un importe de un pago mensual.

En este ejemplo, el importe del pago mensual es el objetivo.

Una vez realizada la tabla y los cálculos deseados, nos dirigimos a la ficha “datos”, hacemos clic en análisis y a continuación en “Buscar objetivo”

Nos aparecerá el siguiente cuadro de control donde en “definir celda:” escribiremos la referencia de la celda que contiene la fórmula que deseamos resolver. En el ejemplo, la referencia es la celda B4.

En el cuadro “Con el valor”, especificamos el resultado de la fórmula que deseamos. En el ejemplo es -1000.

En el cuadro para “Cambiar la celda,” indicamos la referencia de la celda que contiene el valor que deseamos ajustar. En el ejemplo es la celda B3.

Luego de ingresar los datos  podemos observar como han cambiado los valores en la tabla

Mis competencias y fuentes:

C-58: Función Objetivo.
F-58: Apuntes de clase y URL:http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/usar-buscar-objetivo-para-encontrar-el-resultado-deseado-mediante-el-ajuste-de-un-valor-de-entrada-HP010072683.aspx

REALIZAR ORGANIGRAMAS EN EXCEL

Un organigrama representa gráficamente la estructura administrativa de una organización, como los jefes de departamentos y los empleados de una compañía. Mediante un gráfico SmartArt en Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 o Microsoft Office Word 2007, se puede crear un organigrama e incluirlo en la hoja de cálculo, presentación o documento. Para crear un organigrama fácil y rápidamente, puede escribir o pegar texto en el organigrama y después hacer que el texto se organice y coloque automáticamente.

Para explicar mejor como realizarlo les dejó el siguiente video:

Mis competencias y fuentes:

C-57: Crear un organigrama

F-57:http://graficosdeexcel.blogspot.com/2010/05/organigrama.html  http://www.youtube.com/watch?v=QL0WBpARAAs

INSERTAR IMÁGENES EN UN GRÁFICO

A la hora de darle una presentación más creativa a un gráfico podemos insertar una imagen que haga referencia al mismo. Tal como lo hicimos para la realización de la actividad nº6, para la cual me surgieron dificultades a la hora de insertarlo ya que no lograba que la imagen quedará de fondo y con la creatividad que quería, la misma se superponía con el gráfico.

Es por ello que luego de investigar y probar varias veces logre hacerlo, a continuación les dejo los pasos de cómo podemos realizarlo.

Una vez que tenemos realizado el grafico, debemos seleccionarlo y dirigirnos a la barra de herramientas de gráficos, en la ficha “Presentación” elegimos “Fondo” y nos dará varias opciones de fondo, elegimos “Cuadro Gráfico” y luego “Mas opciones de plano posteriores”

Se abrirá un cuadro donde podemos ver la gran cantidad de opciones para personalizar nuestro grafico como (relleno, color del borde, estilos de borde, sombra, formato 3D y giro 3D), pero para insertar nuestra imagen nos quedaremos en la opción “Relleno”.

Para poder insertar la imagen en nuestro gráfico primero debemos tildar la opción “Relleno con imagen o textura,  y hacemos clic en archivo para buscar nuestra imagen.

Una vez insertada la imagen podemos ir probando con darle transparencia hasta que quede a gusto, como así también las opciones de expansión.

Bueno el gráfico debe quedar mas o menos así, espero les sea útil y lo pongan en práctica.

Nos vemos

Mis Competencias y Fuentes:

C-56: como insertar una imagen en un  gráfico

D-56: no poder insertar el grafico detrás de la imagen, por insertarlo de otra manera.

F-56: http://office.microsoft.com/ http://www.aulaclic.es/word2007/t_11_7.htm

VALIDACIÓN DE DATOS

Como ya hemos visto en lo que va de el desarrollo de la materia fuimos aprendiendo varias maneras de trabajar con datos, como ordenarlos, insertando filtros  y aplicando subtotales, como si fuera poco incorporamos otra competencia en el desarrollo de un ejercicio en clase, la cual nos enseña como validar los datos de una lita o tabla de datos.

Para desarrollarlo debemos realizar los siguientes pasos.

En una  tabla de datos debemos seleccionar la columna que queremos trabajar y nos dirigimos a “validación de datos”

Nos aparecerá el siguiente cuadro de control “validación de datos” donde en la pestaña “configuración” nos permite elegir el criterio de validación

Luego en la pestaña “mensaje de entrada” podemos ponerle un título y una descripción al mensaje de entrada.

Por último nos queda la pestaña de “mensaje de error” en donde también podemos poner un título y una descripción que identifique que el dato es erróneo.

En estilo nos permite darle distintos sentidos de advertencia al mensaje

Si colocamos algún dato erróneo nos aparecerá una advertencia como esta

Mis Competencias y Fuentes son: 

C-55: Validación de datos.

D-55: Debemos tener en cuenta realizar datos auxiliares para poder trabajar con lista.

F-55: conocimientos adquiridos en el desarrollo de la cátedra.

INSERTAR GRAFICOS

Un gráfico es la representación gráfica de datos, son muy útiles al momento de analizar información y ayudan en el proceso de toma de decisiones, puesto que es más fácil observar una imagen gráfica que una tabla de datos.

Antes de insertar un gráfico en Excel debemos tener en cuenta los siguientes aspectos.

Los gráficos son objetos que se pueden insertar en una hoja de una manera incrustada o se puede crear una hoja nueva de gráfico que sería una hoja especial.

Hay diferentes tipos de gráficos, y su uso está relacionado con la información que se quiere analizar

Debemos tener en cuenta que tipo de información vamos analizar para saber de antemano que tipo de gráfico debemos usar y de esta manera ahorrar tiempo y ser más eficientes.

A continuación el vídeo hace una pequeña demostración de como podemos insertar un gráfico y darle el diseño mas apropiado.

Mis competencias y Fuentes:
C-54: Como insertar un gráfico.
F-54: http://www.youtube.com/watch?v=8FnlqDxCtuM

UTILIZANDO CUADRO DE CONTROL

Microsoft Excel proporciona varios controles para las hojas de diálogo. Podemos utilizar estos controles en hojas de cálculo para ayudar a seleccionar los datos. Por ejemplo, los cuadros desplegables, cuadros de lista, controles de número y barras de desplazamiento son útiles para seleccionar los elementos de una lista.

Para introducir a una tabla un cuadro de control  numérico  en Excel  debemos dirigirnos a la ficha “Programador” y en “insertar” elegimos “control de número” 

Luego con la flecha de mouse le damos el tamaño que queremos al cuadro de control

 

Para darle los criterios a utilizar debemos hacer clic en Propiedades

Nos aparecerá el siguiente cuadro en donde debemos seleccionar las celdas correspondientes para cada valor. También podemos elegir el tamaño de cuadro de control y la ubicación del objeto.

En la siguiente tabla podemos observar como haciendo clic en  el cuadro de control cambiamos los datos del mismo.

          

 

Mis competencias y fuentes:

C-53:Insertar cuadro de control

F-53: conocimientos adquiridos en clase.y URL:http://office.microsoft.com

ORDENANDO CON SUBTÍTULOS

Como ya hemos visto a lo largo de lo que va la materia aprendimos a ordenar una serie de datos en una hoja de cálculo, hoy quiero mostrarles como ordenar los mismos datos pero aplicando una función muy importante que es la que arroja los subtotales de los datos que queremos saber. La cual fue adquirida a través de la realización del ejercicio  de clase Nº5, para este ejercicio no me surgieron dificultades ya que fue explicado sencillamente

Para ordenar los datos por subtotales debemos realizar los siguientes pasos:

Una vez que tenemos los datos en la hoja de cálculo ya ordenada por el  criterio que elegimos, hacemos clic en la primera celda y nos dirigimos a ficha “datos” y en la opción “Esquema” seleccionamos subtotales.

Nos aparecerá el siguiente cuadro en donde debemos elegir los criterios a ordenar.

Luego de dar aceptar al cuadro anterior nos quedará la hoja de cálculos ordenada de la manera que elegimos por subtotales. En este ejemplo la ordenamos por ZONA. 

Si queremos ordenar esos datos de una manera mas resumida y ver solamente los totales por zona hacemos clic en el número 2 que aparece a la derecha de la hoja y no quedará de la siguiente manera. Si presionamos el número 1 solo nos dará el total general.

Para volver la lista de datos a como estaba antes debemos hacer clic en “quitar  todos”

Mis competencias y Fuentes:

C-52: Ordenar con subtítulos.
F-52: Conocimientos adquiridos en clase

HIPERVÍNCULOS EN EXCEL

Un hipervínculo es un vínculo de un documento que abre otra página u otro archivo cuando se hace clic en él. El destino es frecuentemente otra página web, pero también puede ser una imagen, o una dirección de correo electrónico o un programa. El hipervínculo mismo puede ser un texto o una imagen.

USO DE LOS HIPERVÍNCULOS

Podemos usar los hipervínculos para realizar una de las siguientes accionesCrear un hipervínculo a un archivo nuevo.

 1- Crear un hipervínculo a un archivo o pagina Web existente.

 2- Crear un hipervínculo a una dirección de correo electrónico 

 3- Crear un hipervínculo a un lugar de este documento.

 4- Eliminar hipervínculos.

Crear un hipervínculo a un archivo nuevo

1- En una hoja de cálculo, hacemos clic en la celda en la que deseamos crear un hipervínculo.

2- En el grupo Vínculos de la ficha Insertar, hacemos clic en Hipervínculo.

También podemos hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la celda o el gráfico y, a  continuación, hacer clic en hipervinculo en el menú contextual, o bien presionar CTRL+ALT+K.

3- En "vincular a " hacemos clic en "Crear nuevo documento"

4- Escribimos el nombre del nuevo archivo en el cuadro "nombre del nuevo documento"

Para indicar una ubicación distinta a la que se muestra en "Ruta de acceso completa", escribimos la nueva ubicación antes del nombre en el cuadro "Nombre del nuevo documento", o bien, hacemos  clic en "Cambiar" para seleccionar a continuación la ubicación que desee y, después, en Aceptar.

5- En el cuadro Texto para mostrar, escribimos el texto que deseamos  usar para representar el hipervínculo.

6-  Para mostrar información útil cuando se coloque el puntero sobre el hipervínculo, hacemos  clic en Info. de pantalla y escribimos el texto que deseamos  en el cuadro Información en pantalla.  Y luego damos clic en Aceptar

Crear un hipervinculo a un archivo o página Web existente.

1. Realizado los pasos anteriores nos dirigimos de nuevo a Vincular a, y hacemos  clic en Archivo o página Web existente.

2. Seguimos  uno de los procedimientos siguientes:

-Para seleccionar un archivo, haga clic en "Carpeta actual" y, a continuación, haga clic en el archivo con el que desea establecer el vínculo.

Puede cambiar la carpeta actual seleccionando otra carpeta en la lista "Buscar en"

Para seleccionar la página Web, hacemos clic en "Páginas consultadas" y, a continuación, hacemos clic en la página Web con la que desea establecer el vínculo

Para seleccionar el archivo que hemos usado recientemente, hacemos clic en "Archivos recientes" y, a continuación, clic en el archivo con el que deseamos establecer el vínculo.

Para escribir el nombre y la ubicación de un archivo o página Web conocido con los que desea establecer el vínculo, escriba dicha información en el cuadro "Dirección"

3- Por ultimo damos aceptar y hacemos doble clic en el hipervínculo creado, este nos llevará a la página  o al archivo seleccionado

 Crear un hipervínculo a una dirección de correo electrónico

Cuando  hacemos  clic en un hipervínculo a una dirección de correo electrónico, el programa de correo electrónico se inicia automáticamente y crea un mensaje con la dirección correcta en el cuadro "Para", siempre que haya instalado un programa de correo electrónico.

1- Para ello nos dirigimos a "Vincular a" y hacemos clic en "Dirección de correo electrónico".

2- En el cuadro "Dirección de correo electrónico", escribimos la dirección que deseamos

3- En el cuadro "Asunto", escribimos el asunto del mensaje de correo electrónico  

4- En el cuadro Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervínculo

5- Por ultimo hacemos clic en aceptar y nos dirigimos al hipervínculo creado, podemos hacer doble clic en el para ver si funciona y nos aparecerá el siguiente cuadro para completar.

También podemos  crear un hipervínculo a una dirección de correo electrónico en una celda escribiendo la dirección directamente en dicha celda.

Por ejemplo, se crea automáticamente un hipervínculo cuando se escribe una dirección de correo electrónico como, por ejemplo, alguien@ejemplo.com

Crear un hipervínculo a un lugar de este documento.

1- En una hoja de cálculo  hacemos  clic en la celda en la que deseamos crear un hipervínculo a un lugar de este documento u otra hoja

2- Para darle un nombre a una celda  nos dirigimos a “cuadro de nombre” el cual se encuentra a la derecha de la barra de funciones , luego de escribir el nombre le damos ENTER.

3- Luego nos dirigimos a  la ficha "Insertar", hacemos  clic en Hipervínculo.

4- En Vincular a hacemos  clic en Lugar de este documento

Por último podemos elegir algunos de los siguientes procedimientos:

* En el cuadro “o seleccione un lugar de este documento”, en la parte de “Referencia de la celda”, hacemos clic en la hoja de cálculo con la que deseamos establecer el vínculo y, a continuación, escribimos la referencia de la celda en el cuadro “Escriba la referencia de celda” y haga clic en Aceptar. 

* En la lista que aparece debajo “ Nombres definidos”, hacemos clic en el nombre que representa las celdas con las que desea establecer el vínculo y damos un clic en 

Aceptar.

En el cuadro Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervínculo.

Eliminar Hipervínculos:

Para eliminar un hipervínculo, siga uno de los procedimientos siguientes:

1- Para eliminar un hipervínculo y el texto que lo representa, con el botón secundario del mouse, hacemos clic en la celda que contiene el hipervínculo y elegimos  "Borrar contenido" en el menú contextual.

2- Para desactivar un único hipervínculo, haga clic en él con el botón secundario del mouse y elija Quitar hipervínculo en el menú contextual.

3- Para eliminar un hipervínculo y el gráfico que lo representa, mantenga presionada la tecla CTRL, haga clic en el gráfico y, después, presione la tecla SUPR.

Mis competencias y Fuentes:

C-48:Crear un hipervínculo a un archivo o pagina Web existente.
C-49:Crear un hipervínculo a una dirección de correo electrónico
C-50:Crear un hipervínculo a un lugar de este documento
C-51:Eliminar hipervínculos.
E-50: No darle un nombre a la celda en el cuadro de nombre.
F-48,49,50 y 51: conocimientos adquiridos en la cátedra/ y URL: http://www.aulafacil.com/excel-2007/curso/Temario.htm/http://office.microsoft.com